南京中医药大学基本建设档案管理规定
发布时间:2015-09-07 浏览次数:

南京中医药大学基本建设档案管理规定

 

为规范学校基本建设过程中形成的各种文件资料的使用和管理,确保其齐全、完整和顺利归档,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国建筑法》、《建筑工程质量管理条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《高等学校基本建设类档案工作规范》及其他相关法律法规,结合我校实际,特制定本规定。

一、基本建设档案的范围

基本建设档案包括整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件。主要内容有:

1、基本建设项目管理性文件:含基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、立项等文件资料;

2、基本建设项目建筑文件:含勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等文件资料;

3、基础设施建设文件:校区道路、绿化、水、电、气、消防等工作活动中形成的有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的资料。

4、其他在基本建设过程中需保存的资料。

二、基本建设档案的管理体系

1、基本建设档案管理实行基建处主管,各勘察、设计、施工、监理等参建单位协管和校档案馆监管的管理体系。

2、基建处明确一名处领导分管基本建设档案工作,并配备专职档案人员,负责基本建设项目文件材料的收集、整理和归档工作。各参建单位必须有一位负责人分管档案资料工作,并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员,制定管理制度,统一管理基本建设项目的档案资料。

三、基本建设档案的管理制度

1、基本建设档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建管理人员职责范围,做到基建工程与建立档案工作同步进行;在工程建设过程中,要与竣工材料的积累同步进行;工程竣工验收时,要与提交全套合格的竣工图的验收同步进行。

2、基本建设管理性文件由基建处资料管理科负责收集、整理、组卷、目录的输入、装订;基建工程项目性资料由甲方代表负责,勘察、设计、施工、监理等参建单位收集、整理,并统一归档至基建处资料管理科,由专职档案员进行汇总,按照基本建设档案的形成规律进行科学的分类组卷和归档,目录的输入和装订;业务指导、监督、检查工作由校档案馆负责。

3凡有引进技术或引进设备的建设项目,要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作,无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料,均应交资料管理科统一管理。

4、归档的文件材料要字迹清楚,图面整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。原则上一定要是原件。

5、基本建设工程中各环节的档案承办人应自觉接受基建处的领导和校档案馆的业务指导、监督、检查,按照《南京中医药大学基本建设档案文件材料归档范围》(见附件)要求,认真做好平时文件材料的积累、使用、整理、保管工作。

6、归档的基本建设档案材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证准确、完整、规范、系统。归档的主要内容和重点,具体可参照《南京中医药大学基本建设档案文件材料归档范围》的要求。形成的电子文件材料,统一以光盘形式归档,并对盘内文件逐一著录、登记。

7、管理性文件按年度归档;工程项目性材料按项目竣工审计后2个月内归档。两者均由校基建处统一集中向档案馆移交,并办理交接手续。

8、勘察、设计、施工、监理等单位的档案管理实行验收制度,各项工程竣工验收前先要向基建处提出档案验收申请,经由基建处、审计处、档案馆人员组成的校档案验收小组验收合格,签发同意书后方可进行工程竣工验收。归档材料不齐全、不合格的项目,不能组织竣工验收,不能提交决算审计申请。

9、各环节文件材料管理人员应严格遵守保密工作规定,并做好各类基本建设文件、技术资料的防火、防盗等安全管理工作。

10、已归档的各种文件材料一般应在校档案馆内查阅,特殊情况需要外借的,须经分管基建的校领导或基建处主要负责人批准。

四、其他

1、本管理规定自颁布之日起施行。

2、本管理规定由基建处负责解释。